Writing professional emails in German can be a daunting task, especially if you are not a native speaker. However, mastering certain key phrases can significantly ease the process and help you communicate effectively. Below are essential German phrases, along with their meanings, to include in professional emails.
Sehr geehrte Damen und Herren
This phrase means “Dear Sir/Madam” and is a formal way to address recipients whose names you do not know.
Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen bezüglich Ihrer Anfrage.
Betreff
“Betreff” translates to “subject” or “regarding.” It is used to introduce the subject of the email.
Betreff: Terminvorschlag für nächste Woche
Vielen Dank für
This phrase means “thank you for” and is used to express gratitude.
Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
Ich schreibe Ihnen, um zu
Translating to “I am writing to,” this phrase helps specify the purpose of your email.
Ich schreibe Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren.
Könnten Sie bitte
This means “Could you please” and is a polite way to make a request.
Könnten Sie bitte die Dokumente bis Freitag überprüfen?
Ich freue mich auf
“I look forward to” is used to express anticipation for something in the future.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Bitte lassen Sie mich wissen
This translates to “please let me know,” a useful phrase for requesting information or confirmation.
Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie verfügbar sind.
Ich bestätige den Erhalt von
Meaning “I acknowledge the receipt of,” this phrase is used to confirm that you have received specific documents or information.
Ich bestätige den Erhalt Ihrer E-Mail.
Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren
This means “do not hesitate to contact me,” an excellent way to encourage open communication.
Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie weitere Fragen haben.
Anbei finden Sie
“Attached you will find” is used when you are sending attachments with your email.
Anbei finden Sie die angeforderten Unterlagen.
Ich möchte Sie bitten
This phrase means “I would like to ask you” and is a formal way to make a request.
Ich möchte Sie bitten, die Informationen zu überprüfen.
Mit freundlichen Grüßen
This is a common closing in German, equivalent to “Yours sincerely” or “Best regards.”
Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann
Ich hoffe, dass
“I hope that” is used to express hope or expectations regarding something.
Ich hoffe, dass wir bald eine Lösung finden werden.
Vielen Dank im Voraus
Meaning “thank you in advance,” this phrase is used to express gratitude for something that will be done in the future.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.
Ich entschuldige mich für
“I apologize for” is used to express regret for any inconvenience or mistake.
Ich entschuldige mich für die verspätete Antwort.
In Erwartung Ihrer Antwort
Translating to “looking forward to your reply,” this phrase is used to prompt a response from the recipient.
In Erwartung Ihrer Antwort verbleibe ich mit freundlichen Grüßen.
By integrating these phrases into your emails, you can communicate more effectively and professionally in German. Each phrase serves a specific purpose, whether it’s initiating communication, making requests, expressing gratitude, or closing messages. As you become more familiar with these expressions, you’ll find it easier to navigate the nuances of professional German correspondence.
